ادارة الوقت - بالانجليزية «Time management» هي عملية تنظيم وتخطيط وتقسيم وقتك بين أنشطة محددة . تتيح لك الإدارة الجيدة للوقت العمل بذكاء , وليس بجهد أكبر - بحيث تنجز المزيد من العمل في وقت أقل ، حتى عندما يكون الوقت ضيقًا والضغوط عالية . يؤدي الفشل في إدارة وقتك إلى الإضرار بفعاليتك وقد يسبب لك التوتر والارتباك .
يبدو أنه لا يوجد وقت كافٍ في اليوم . ولكن ، بما أننا جميعًا نحصل على نفس الـ 24 ساعة ، فلماذا يستطيع بعض الاشخاص انجاز مهام اكثر من اشخاص اخرين ؟ الجواب يكمن في حسن إدارة الوقت .
كيف تدير وقتك بشكل جيد ؟ باستخدام تقنيات إدارة الوقت في هذا الموضوع ، يمكنك تحسين قدرتك على العمل بشكل أكثر فاعلية - حتى عندما يكون الوقت ضيقًا والضغوط عالية .
تتطلب الإدارة الجيدة للوقت تحولًا مهمًا في التركيز من الأنشطة إلى النتائج , فكونك مشغولًا لا يعني أن تكون فعالًا. (من المفارقات أن العكس هو الأقرب إلى الحقيقة) .
ما هي ادارة الوقت ؟
تشير "إدارة الوقت" إلى الطريقة التي تنظم بها وتخطط للمدة التي تقضيها في أنشطة معينة . قد يبدو أن تخصيص وقتًا للتعرف على إدارة الوقت امراً غير ضرورياً ، وبدلا من ذلك مواصلة عملك بنفس الطريقة ، ولكن الفوائد هائلة :
- الانتاجية والكفاءة الاكبر .
- سمعة مهنية افضل .
- ضغط اقل وتخفيف التوتر .
- زيادة فى فرص التقدم .
- المزيد من الوقت .
- القدرة علي تحقيق الاهداف .
بينما علي الجانب الاخر , الفشل فى ادارة الوقت بفاعلية يمكن ان يؤدي الي نتائج غير مرغوبة كالتالي :
- تدفق العمل غير الفعال .
- جودة العمل رديئة .
- سمعة مهنية سيئة .
- مستويات ضغط وتوتر أعلى .
نصائح أدارة الوقت بفاعلية
بعد التفكير في فوائد إدارة الوقت , دعنا نلقي نظرة على بعض الطرق لإدارة الوقت بفعالية :
1 - حدد الاهداف بشكل صحيح
ضع أهدافًا قابلة للتحقيق والقياس . تأكد من أن الأهداف التي تحددها محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة وفي الوقت المناسب .
2 - بناء قائمة اولويات للمهام
حدد أولويات المهام بناءً على الأهمية والإلحاح . على سبيل المثال ، انظر إلى مهامك اليومية وحدد ما يلي :
- هام وعاجل : قم بهذه المهام على الفور.
- هام ولكن ليس عاجلاً : قرر متى تقوم بهذه المهام.
- عاجل لكن غير مهم : قم بتفويض هذه المهام إن أمكن.
- ليست عاجلة وليست مهمة : ضع هذه الأمور جانبًا لتفعلها لاحقًا.
3 - تحديد حد زمني للانتهاء من المهام
يساعدك تحديد حد زمني لإكمال المهام أن تكون أكثر تركيزًا وفعالية . إن بذل الجهد الإضافي الصغير لتحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه لتخصيصه لكل مهمة يمكن أن يساعدك أيضًا في التعرف على المشكلات المحتملة قبل ظهورها . بهذه الطريقة يمكنك وضع خطط للتعامل معهم .
على سبيل المثال ، افترض أنك بحاجة إلى كتابة خمس تقارير للأجتماع القادم لديك . ومع ذلك ، فأنت تدرك أنك ستتمكن فقط من إنجاز أربعة منهم في الوقت المتبقي قبل الاجتماع . إذا أدركت هذه الحقيقة في وقت مبكر ، فقد تتمكن بسهولة من تفويض كتابة إحدى المراجعات إلى شخص آخر . ومع ذلك ، إذا لم تزعج نفسك بفحص الوقت على مهامك مسبقًا ، فربما ينتهي بك الأمر إلى عدم إدراك مشكلة الوقت حتى ساعة واحدة فقط قبل الاجتماع . في هذه المرحلة ، قد يكون من الصعب جدًا العثور على شخص لمساعدتك فى كتابة احدي التقارير .
4 - خذ استراحة بين المهام
عند القيام بالكثير من المهام دون استراحة ، يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك . اسمح لنفسك بوقت للراحة بين المهام لتصفية ذهنك وتجديد نشاطك .
5 - نظم نفسك
استخدم التقويم الخاص بك لإدارة الوقت على المدى الطويل . اكتب المواعيد النهائية للمشاريع ، أو للمهام التي تشكل جزءًا من إكمال المشروع ككل . فكر في الأيام التي قد يكون من الأفضل تكريسها لمهام محددة والتي تكون ظروف العمل مناسبة لها .
6. إزالة المهام / الأنشطة غير الأساسية
من المهم إزالة الأنشطة أو المهام الزائدة . حدد ما هو مهم وما يستحق وقتك . تؤدي إزالة المهام / الأنشطة غير الأساسية إلى توفير المزيد من وقتك لانجاز أشياء مهمة اخري .
7 - التخطيط للمستقبل
تأكد من أن تبدأ كل يوم بفكرة واضحة عما عليك القيام به , ما الذي يجب ان اقوم به اليوم . ضع في اعتبارك أن تجعل من المعتاد ، في نهاية كل يوم عمل ، المضي قدمًا وكتابة قائمة "المهام" ليوم العمل التالي . بهذه الطريقة يمكنك انجاز المهام بسهولة اكبر في اليوم التالي .